In 5 stappen naar een opgeruimde en overzichtelijke mailbox
Niks zo vervelend als een overspoelde mailbox waarin je het overzicht totaal kwijt bent! Hier wat tips van mij om het overzicht terug te krijgen.
Stap 1)
Zet een bak koffie of thee en ga er even voor zitten. Het kost wat tijd, maar dat levert je echt iets op voor de toekomst!
Stap 2)
Maak mapjes:
- Doen deze week.
- Later.
- Wachten op.
- Afgehandeld.
Stap 3)
Loop de mails een voor een door.
- Meld je meteen af voor alle nieuwsbrieven die je eigenlijk nooit leest, scheelt weer een hoop vervuiling voor de toekomst.
- Als je een mailtje in 2 minuten kunt afhandelen, doe dit dan direct!
- Sorteer je mails in de 4 net aangemaakte mappen en wel zo:
- Doen deze week: alle mails die je niet in 2 minuten kunt afhandelen. Kijk direct hoeveel tijd je er wel voor nodig denkt te hebben en plan deze dan in!
- Later: twijfel je over een mail? “Parkeer” hem dan hier! Kijk deze map ongeveer eens per week na en beslis dan of je nog iets wilt doen met deze mails.
- Wachten op: Plaats hierin de mails waarbij je nog op antwoord wacht. Loop deze map 1 tot 2 keer per week voor updates.
- Afgehandeld. Need I say more? Alles wat klaar is, mag hier in!
Uiteraard kun je ook gebruik maken van de prullenbak voor alles wat je nooit meer terug wenst te zien!
Stap 4)
Maak nog wat submappen aan die bij jouw bedrijf passen. Bijvoorbeeld: administratie of bestellingen. Net wat voor jou handig is.
Stap 5)
Plan vast momenten in om jouw mailbox bij te werken. Bijvoorbeeld aan het begin van de middag. Loop dan alle binnengekomen mails door, sorteer in de mapjes, plan de af te handelen mails in. Zo hou je het overzicht en blijft jouw mailbox op orde!
En zie je het nou echt niet zitten om jouw mailbox zelf bij te houden maar wil je toch overzicht en de zekerheid dat je geen belangrijke mails mist? Schakel mij dan in! Ik neem het graag van je over. Neem contact met me op voor een kennismaking met een kop koffie op info@varietta.nl of via mijn contactformulier!
Tot snel!
